Elektronisch inkoopsysteem bij MÁV

MÁV Zrt heeft een elektronisch inkoopsysteem geïntroduceerd: met e-Procurement worden inkoopprocessen kosteneffectiever en sneller, het papierverbruik zal naar verwachting met 85% afnemen en de werktijd met 30%. Daarnaast wordt het bied- en inkoopproces voor bedrijven vereenvoudigd en aanzienlijk versneld.

Inkoopprocessen zullen transparanter en efficiënter worden met behulp van het geïntroduceerde e-Procurement-systeem, waardoor inkoopbeslissingen en biedingen aan de ondernemerskant kunnen worden genomen, waardoor inkoop sneller wordt.

De elektronica is een belangrijk instrument om transparante, efficiënte en duidelijke inkoopprocessen te verlengen. In de geest hiervan heeft MÁV Zrt. de afgelopen periode verschillende ontwikkelingen doorgemaakt. In het voorjaar van 2011 lanceerde de nationale spoorwegmaatschappij de MÁV Supplier Newsletter-service (waarvoor al meer dan 1300 bedrijven zich hebben aangemeld), introduceerde vervolgens de e-Veiling en ontwikkelde en lanceerde het e-Procurement-systeem.

Als onderdeel hiervan worden aanbestedingsprocedures uitgevoerd op een elektronische aanbestedingsinterface - het Electool SourcingTool-systeem. Het systeem ondersteunt het hele proces van aanbestedingsprocedures: van het opstellen van aanbestedingen, via de aanbesteding en indiening tot de bekendmaking van de resultaten. Daarnaast zorgt het voor de mogelijkheid van communicatie tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers, een vlotte afhandeling van vragen en antwoorden en het verhelpen van tekortkomingen. Het systeem biedt veilige oplossingen voor bieders, aangezien het biedingen volledig gescheiden van elkaar afhandelt en vele andere beveiligingsfuncties bevat.

E-Procurement vergemakkelijkt de uitvoering van inkoopprocedures en biedingen door zowel MÁV Zrt. als bedrijven - dankzij de gebruiksvriendelijke, gebruiksvriendelijke gebruikersinterface. Bovendien wordt het papierverbruik en het aantal onvolledige en niet-conforme aanbiedingen met ongeveer 85% verminderd. Het systeem helpt de inkoopspecialisten van de spoorwegonderneming bij het opstellen van offerteaanvragen, het beoordelen van de ontvangen offertes en het beheren van de documenten: in totaal een werktijdbesparing van circa 30%. Verder is het door het beheren en opslaan van bedrijfssjablonen en voorbeelddocumenten (knowledge repository) geschikt voor het behouden en uitbreiden van inkoopkennis bij bedrijven. Met behulp van de oplossing kunnen realtime rapportages worden gemaakt, de gehele documentatie worden gecontroleerd, centraal worden opgeslagen en eenvoudig worden gearchiveerd.

Bron: máv.hu